Online Booking system Hjælp

Registrering

Tilmelding er nødvendig for at kunne bruge Bookingsystemet. Når din konto er registreret, vil du være i stand til at logge ind og få adgang til alle ressourcer, som du har tilladelse til.

Booking

Under punkt menuen Planer finder du Booking elementerne. Disse vil vise dig de tilgængelige, reserverede og blokerede slots på tidsplanen og giver dig mulighed for at booke ressourcer, som du har tilladelse til.

Hurtig

På Bestillingssiden find, ressourcen, dato og tid, du gerne vil bestille. Hvis du klikker på det tidspunkt slot vil give dig ændre detaljerne i reservationen. Hvis du klikker på knappen Opret vil tjekke, bestille reservationen og sende e-mails. Du vil blive tildelt et referencenummer til brug for reservation opfølgning.

Eventuelle ændringer til en reservation, vil ikke træde i kraft, før du gemmer reservationen.

Kun program Administratorer kan oprette reservationer i fortiden.

Benytte flere Ressourcer

Du kan bestille alle ressourcer, du har tilladelse som led i en enkelt reservation. Hvis du vil tilføje flere ressourcer til din reservation, skal du klikke på Flere ressourcer linket, der vises ved siden af navnet på den primære ressource, du reserverer. Du vil derefter kunne tilføje flere ressourcer ved at markere dem og klikke på knappen Udført.

For at fjerne yderligere ressourcer fra din reservation, skal du klikke på Flere ressourcer linket, fravælge de ressourcer, du vil fjerne, og klik på knappen Udført.

Yderligere ressourcer vil være underlagt de samme regler som primære ressourcer. For eksempel betyder det, at hvis du forsøger at oprette en 2 timers reservation med Resource 1, som har en maksimal længde på 3 timer og med Resource 2, som har en maksimal længde på 1 time, vil din reservation blive nægtet.

Du kan få vist detaljer for en ressource ved at holde musen over navnet på ressourcen.

Tilbagevendende datoer

En reservation kan konfigureres til at gentage sig en række forskellige måder. For alle gentagelser er Indtil dato inklusiv.

Mulighederne for gentagelse muliggører fleksibel gentagelse muligheder. For eksempel: Gentag daglig hver 2 dage vil skabe en reservation hver anden dag på dit angivne tidspunkt. Gentag ugentlig, hver 1 uge på mandag, onsdag, fredag vil skabe en reservation på hver af disse dage hver uge på dit angivne tidspunkt. Hvis du har oprettet en reservation 2011-01-15, med gentagelse Månedlig ville hver 3. måned på den dag og måned oprette en reservation hver tredje måned den 15.. Siden 2011-01-15 er den tredje lørdag i januar samme eksempel med ugedag valgt ville gentage hver tredje måned på den tredje lørdag i måneden.

Yderligere deltagere

Du kan enten tilføje deltagere eller invitere andre, når du opretter en reservation. Tilføjelse vil medtage dem på reservationen men vil ikke sende en invitation. Den tilføjede bruger vil modtage en e-mail. Invitation af en bruger vil sende en invitations e-mail og give brugeren en mulighed for at acceptere eller afvise invitationen. Accept af en invitation tilføjer brugeren til listen deltagere. Afvisning af en invitation fjerner brugeren fra listen af inviterede.

Det samlede antal deltagere er begrænset af ressourcens deltager kapacitet.

tilbehør

Tilbehør kan opfattes som objekter, der anvendes under en reservation. Eksempler kan være projektorer eller AV udstyr. For at tilføje tilbehør til din reservation, skal du klikke på Tilføj link til højre for Tilbehør titel. Derfra vil du være i stand til at vælge en mængde for hver af de tilgængelige tilbehør. Den disponible mængde under dit reservation tid vil afhænge af, hvor mange tilbehør der allerede er reserveret. OBS Tilbehør kan være deaktiveret på kalenderen

Booking på andres vegne

Administratorer og Gruppe Administratorer kan bestille reservationer på vegne af andre brugere ved at klikke på Skift linket til højre for brugerens navn.

Administratorer og Gruppe Administratorer kan også ændre og slette reservationer, der ejes af andre brugere

Opdatering af en reservation

Du kan opdatere alle reservationer, som du har oprettet, eller som blev oprettet på dine vegne.

Opdatering konkrete tilfælde ud fra en serie

Hvis en reservation bliver sat op til at gentage, så en serie er oprettet. Når du foretager ændringer og opdatere reservation, vil du blive spurgt, hvilken forekomster af serien, du ønsker at anvende ændringerne på. Du kan anvende dine ændringer til den instans, som du ser (Kun dette tilfælde) og ingen andre instanser vil blive ændret. Du kan opdatere alle forekomster for at anvende ændringen på hver reservation instans, der endnu ikke har fundet sted. Du kan også anvende ændringen på fremtidige forekomster, som vil opdatere alle reservation forekomster herunder og efter instans, du ser i øjeblikket.

Kun Administratorer kan opdatere reservationer i fortiden.

Sletning af en reservation

Sletning af en reservation fjerner den helt fra tidsplanen. Den vil ikke længere være synlig nogen steder i bookingsystemet.

Sletning konkrete tilfælde ud fra en serie

Svarende til at opdatere en reservation, når du sletter du kan vælge, hvilke forekomster, du vil slette.

Kun Administratorer kan slette reservationer i fortiden.

Tilføjelse af en reservation til Kalender (Outlook®, iCal, Mozilla Lightning, Evolution)

Når du ser eller opdaterer en reservation vil du se en knap for at tilføje til Outlook. Hvis Outlook er installeret på din computer, så skal du blive bedt om at tilføje mødet. Hvis den ikke er installeret, vil du blive bedt om at hente en .ics fil. Dette er en standard kalender format. Du kan bruge denne fil til at tilføje reservationen til ethvert program, der understøtter iCalendar-fil formatet.

Tilmelding til kalendere

Kalendere kan offentliggøres til Tidsplaner, Ressourcer og brugere. For at denne funktion skal fungere, skal administratoren konfigurere en abonnements nøgle i konfigurationsfilen. For at aktivere dette niveau på kalender abonnementer, blot dreje abonnementer på ved indstilling af Planer eller ressource. Sådan aktiverer du personlig kalender subcriptions, åben Planer -> Min kalender. På højre side af siden finder du et link til Tillad eller Sluk kalender abonnementer.

Du abonnerer på en liste kalender, åben Planer -> Resource Kalender, og vælg den tidsplan, du ønsker. På højre side af siden, vil du finde et link til at abonnere på den aktuelle kalender. Tilmelding af en ressource kalender følger de samme trin. For at abonnere på din personlige kalender, åben Planer -> Min kalender. På højre side af siden, vil du finde et link til at abonnere på den aktuelle kalender

Kalender klient (Outlook, iCal, Mozilla Lightning, Evolution)

I de fleste tilfælde blot at klikke på Abonner på dette Kalender link vil automatisk oprette abonnementet i din kalender Client. I Outlook, hvis det ikke er automatisk tilføjet, skal du åbne kalenderoversigten, derefter højreklikke Mine kalendere, og vælg Tilføj Kalender -> Fra internettet. Indsæt i webadressen trykt under Abonner på denne kalender link i bookingsystemet

Google® Kalender

Åbn Google Kalender indstillinger. Klik på fanen kalendere. Klik på Gennemse interessante kalendere. Klik tilføje ved URL. Indsæt i webadressen trykt under Abonner på denne kalender link i bookingsystemet

Kvoter

Administratorer har mulighed for at konfigurere regler og kvoter. Kvoterne baseret på en række forskellige kriterier. Hvis din reservation vil krænke eller overskrive en kvote, vil du blive underrettet og reservationen vil blive nægtet.